Dal 1° luglio 2022 la fatturazione elettronica non è più un’opzione per gli operatori economici della Repubblica di San Marino: è un obbligo di legge. Eppure, a distanza di tempo, restano ancora molti dubbi pratici — chi è obbligato esattamente, cosa succede se un documento non viene convalidato, quali sono le conseguenze di un errore. Questo articolo mette in fila i punti essenziali.
Il quadro normativo
L’obbligo di fatturazione elettronica è stato introdotto con il Decreto Delegato 21 giugno 2021 n. 91, con applicazione a partire dal 1° luglio 2022. Da quella data, gli operatori economici sammarinesi devono emettere le proprie fatture in formato elettronico XML, trasmettendole attraverso il sistema HUB-SM all’Ufficio Tributario, che ne cura la convalida.
Chi è obbligato
L’obbligo riguarda, in linea generale, tutti gli operatori economici titolari di un Codice Operatore Economico (COE) che effettuano cessioni di beni o prestazioni di servizi nell’esercizio della propria attività. Questo comprende sia le operazioni interne alla Repubblica sia quelle transfrontaliere verso l’Italia, che seguono un flusso aggiuntivo tramite l’interscambio con il sistema SDI italiano.
(Per casi specifici — regimi particolari, soglie, esenzioni — ti consigliamo sempre di verificare la posizione della tua attività con un consulente abilitato: la norma può prevedere eccezioni non generalizzabili in una guida.)
Cosa deve contenere una fattura elettronica valida
Perché un documento venga accettato e convalidato dall’Ufficio Tributario, deve riportare correttamente una serie di elementi obbligatori, tra cui:
- Il Codice Operatore Economico (COE) dell’emittente
- Il corretto calcolo dell’imposta monofase (aliquota ordinaria 17%) su ogni riga documento
- Nel caso di operazioni verso l’Italia, il codice destinatario corretto per l’instradamento tramite SDI
- Numerazione progressiva e formalmente corretta, senza salti o duplicazioni (“numerazione anti-buco”)
Un errore anche solo formale su uno di questi elementi può portare al rigetto del documento da parte del sistema, con la necessità di correggerlo e ritrasmetterlo.
Il termine di convalida: 4 mesi dall’emissione
Una volta trasmessa, ogni fattura ha un termine di 4 mesi dalla data di emissione entro cui deve ricevere la convalida dell’Ufficio Tributario. Questo termine non è una formalità burocratica da ignorare: è un elemento che va monitorato attivamente, perché:
- Una fattura non convalidata nei termini può richiedere l’emissione di una nota di variazione (approfondiamo questo tema nell’articolo dedicato alle note di credito e di variazione)
- Il mancato monitoraggio, soprattutto per aziende con volumi di fatturazione elevati, porta facilmente a “perdere di vista” documenti rimasti sospesi, con il rischio di scoprire il problema solo a ridosso della scadenza
Aggiornamento normativo: il Decreto n.133/2026
Il 4 settembre 2026 è stato pubblicato il Decreto Delegato n.133/2026, che introduce regole specifiche per la fatturazione elettronica tra operatori economici sammarinesi (interscambio interno, distinto dal flusso transfrontaliero con l’Italia trattato sopra). Le novità principali:
- Soglia di 100.000€ di ricavi: chi è sotto questa soglia non è obbligato alla fatturazione elettronica per le operazioni verso altri operatori sammarinesi, ma può aderire volontariamente
- Sanzione di 100€ per ogni fattura o nota di variazione elettronica omessa o trasmessa in ritardo, attiva dal 1° gennaio 2028
- Obbligo pieno dal 1° gennaio 2027 per chi supera la soglia (fase facoltativa già dal 1° ottobre 2026)
Ne parliamo in modo più approfondito nell’articolo dedicato al Decreto 133/2026.
Cosa rischia chi non rispetta gli obblighi
Il mancato rispetto degli obblighi di fatturazione elettronica — mancata emissione, emissione con dati errati, mancata trasmissione nei tempi previsti — espone l’operatore economico a conseguenze che possono includere sanzioni amministrative, secondo quanto previsto dalla normativa sammarinese in materia. Al di là dell’aspetto sanzionatorio in senso stretto, ci sono anche conseguenze pratiche meno visibili ma altrettanto costose:
- Ritardi negli incassi, se una fattura contestata o rigettata blocca il pagamento da parte del cliente
- Difficoltà nella chiusura di bilancio, se ci sono documenti sospesi o non correttamente contabilizzati a fine esercizio
- Tempo operativo perso a rincorrere correzioni manuali invece di gestire l’attività
Le situazioni più a rischio di errore
Nella nostra esperienza, i casi in cui più facilmente si generano errori o ritardi sono:
- Aziende che gestiscono volumi elevati di fatture senza un sistema che monitori automaticamente lo stato di convalida di ciascuna
- Operazioni transfrontaliere con l’Italia, dove si sommano le regole sammarinesi a quelle del sistema SDI
- Passaggio da un sistema manuale o semi-manuale a uno strutturato, durante il quale è facile perdere traccia di documenti emessi con vecchie modalità
Come fattura.sm riduce questo rischio
fattura.sm applica automaticamente i controlli formali su ogni fattura prima della trasmissione (COE, imposta monofase, numerazione, codice destinatario dove necessario), riducendo drasticamente il rischio di rigetto per errori formali. Inoltre monitora attivamente lo stato di convalida di ogni documento trasmesso, segnalando quelli che si avvicinano al termine dei 4 mesi, così da poter intervenire prima che diventi un problema.
Vuoi verificare se la tua azienda sta gestendo correttamente tutti gli obblighi di fatturazione elettronica? Richiedi una demo gratuita.
Questo articolo ha finalità informativa generale e non sostituisce una consulenza legale o fiscale personalizzata. Per la verifica della propria posizione specifica, rivolgiti a un consulente abilitato o alla documentazione ufficiale dell’Ufficio Tributario della Repubblica di San Marino.